Hantera forskningsdata

Forskningsdata - stöd

Med ökande krav från forskningsfinansiärer angående fri tillgång till forskningsdata följer ett behov av stöd under forskningsprocessen. För att skapa ett hållbart och funktionellt stöd till forskande personal på Högskolan Väst har en grupp, Data Access Unit (DAU), bildats.

Syfte

Syftet med gruppen är att vägleda i fråga om forskningsdatahantering, möta behov som uppstår och utveckla effektiva samarbetsformer för framtiden.

Gruppens komposition

Gruppens ordförande är Elisabeth Näverå (bibliotekarie) och sekreterarskapet ambulerar bland medlemmarna i gruppen. Övriga deltagare är:

• Mats Schantz (jurist)
• Jenny Mårtensson (avtalsjurist)
• Margareta Åkesson (arkivarie)
• Mats Lejon (systemtekniker)
• Rebecka Sverker (bibliotekarie)
• Arne Johansson (informationssäkerhetssamordnare och dataskyddsombud)
• Ulrika Hjelm (GIO)

Forskningsdata

Forskningsdata är en viktig del av forskningen. Därför måste data hanteras korrekt, bevaras långsiktigt och göras öppet tillgängligt i enlighet med FAIR-principerna. FAIR-principerna innebär att forskningsdata ska vara sökbara, tillgängliga, interoperabla och återanvändningsbara (Findable, Accessible, Interoperable, Re-usable)

Idag ökar andelen forskningsfinansiärer som arbetar för att tillgängliggöra forskningsdata öppet tillgänglig samt att bevara den långsiktigt. Dessa sidor handlar om varför det är viktigt att tillgängliggöra forskningsdata och hur delningen kan ske. Det finns också information om vilket stöd som Högskolan Väst erbjuder forskare och doktorander för att tillgängliggöra och bevara forskningsdata.

Vad är forskningsdata?

Forskningsdata är det material som har samlats in eller genererats av forskare genom ett projekt för att tjäna som underlag till vetenskapliga analyser och validering av forskningsresultat. Forskningsdata kan vara allt från mätresultat och observationer till datakod, bilder och ljudfiler.

Eftersom högskolan är en myndighet tillämpas offentlighetsprincipen, vilket innebär att allmänna handlingar kan begäras ut från myndigheten.

Forskningsdata är att betrakta som sådan och ska därför göras tillgänglig på begäran så länge de inte omfattas av en sekretessbestämmelse eller annan relevant lagstiftning.

Varför ska jag dela data?

Det finns flera fördelar med att dela data, både för den enskilde forskaren, men även på ett övergripande samhällsplan.

Förutsättningarna för att dela data skiljer sig mellan olika discipliner, i mångt och mycket beroende på typen av data.

Högskolans stödfunktion för forskningsdata - DAU

Högskolans Data Access Unit (DAU) erbjuder stöd till forskare och doktorander i frågor som rör tillgängliggörandet och bevarandet av forskningsdata.

DAUen är ingen organisatoriskt separat enhet, utan ska ses som en disciplinövergripande funktion som arbetar med service och stöd för att forskningsdata producerade av lärosätets forskare görs sökbara, tillgängliga och möjliga att återanvända. I funktionen samlas en rad olika kompetenser som är viktiga för forskare att rådgöra med i de fall där exempelvis finansiärer kräver speciella insatser kring forskningsdata för att kunna erhålla finansiering.

Vår DAU kan exempelvis erbjuda utbildning och support i frågor gällande datahantering, dokumentation och datakurering samt ta emot dataset med tillhörande beskrivningar som behöver granskas för att se till att de håller tillräcklig kvalitet för att kunna tillgängliggöras och återanvändas. DAUen har nära kontakter med Svensk Nationell Datatjänst.

Vill du ha stöd och service från DAU kontaktar du forskningsdata@hv.se.

Planera forskningsdata

Datahanteringsplanen (DHP) är ett dokument som används för att beskriva hur forskningsdata hanteras under forskningsprocessen och efter avslutat forskningsprojekt. Syftet är att underlätta bevarande och öppet tillgängliggörande av forskningsdata. En datahanteringsplan är ett levande dokument som uppdateras kontinuerligt.

Meningen med en datahanteringsplan är att belysa olika aspekter av datahantering t ex insamling, dokumentation, bearbetning, lagring och arkivering för att möjliggöra återanvändning av forskningsdata i framtida forskning. Hur denna dokumentation ser ut beror på disciplin, typ av data och krav från lärosätet eller externa finansiärer. Fler och fler forskningsfinansiärer kommer att ställa krav på datahanteringsplaner.

Exempel på mallar till datahanteringsplaner hittar du här.

Arbeta med forskningsdata

Datainsamlingsfasen

Vad som är centralt för datahanteringen beror i stor utsträckning på vilken typ av data projektet kommer att generera. En viktig distinktion är t.ex. den mellan primära (inom projektet insamlade) och sekundära (redan existerande) data. Men det finns vissa saker som är viktiga att tänka på oavsett datatyp.

Datakvalitet
Några riktmärken som är viktiga oberoende av vilken typ av data man hanterar är att de ska vara fullständiga, strukturerade och begripliga.

Datasäkerhet
De flesta lärosäten har utarbetat riktlinjer gällande data- och informationssäkerhet, utifrån informationsklassning. Det innebär regler om hantering av data på stationära datorer, bärbara media och i molntjänster. Högskolans riktlinjer hittar du här. När personuppgifter hanteras i forskningsprojektet måste särskilda åtgärder vidtas så att de inte riskerar att bli felaktiga eller spridas oavsiktligt.

Mappstruktur och filnamn
En genomtänkt mappstruktur är en grundförutsättning för ett välorganiserat forskningsmaterial. Minst lika viktigt som en god mappstruktur är att de filer som finns i mapparna har lämpliga namn.

Dokumentation
Datainsamlingen bör dokumenteras på ett sätt som gör det möjligt för en själv och andra att senare förstå och återskapa forskningsprocessen i detalj. Många ämnesområden har någon slags praxis för dokumentation, och inom vissa ämnesområden finns speciella program som stöd. Det viktiga är dock att från början klargöra hur forskningens olika processer och beslut ska dokumenteras och därefter hålla fast vid det i den utsträckning det går.

Dataanalysfasen

Redan i ett tidigt skede av forskningsprojektet startar arbetet med dokumentation, som sedan är en pågående process under hela den tid som projektet pågår. Under analysfasen, när data på olika sätt bearbetas, är det viktigt att dokumentera alla de ändringar och tillägg som görs för att kunna se vad som skiljer olika versioner av data från varandra. De analyser som utförs behöver också dokumenteras så att de kan återskapas vid senare tidpunkt. Alla relevanta filer bör säkerhetskopieras regelbundet. Det är dessutom klokt att förvara en säkerhetskopia av data på annan plats.

Färdigställa och bevara forskningsdata

När forskningsprojektet är i sitt slutskede behöver forskningsdata förberedas för långtidsbevarande. Att långtidsbevara data innebär att spara datafilerna i ett format som är förberett för att vara läsbart i framtiden utan att det kräver någon särskild datorutrustning eller programvara. Om data ska vara tillgängliga för vidare forskning efter projektets slut behöver även detta förberedas. För forskningsdata som tillgängliggörs för andra personer rekommenderas en överenskommelse/licens om att data ska citeras vid återanvändning. Om forskningsmaterialet inkluderar material från en annan dataproducent eller -källa är det viktigt att i ett avtal mellan parterna reglera om materialet får göras tillgängligt i sin helhet.

Innan forskningsmaterial tillgängliggörs är det viktigt att än en gång kontrollera om det finns juridiska begränsningar för det specifika materialet. Forskningsmaterial kan t.ex. innehålla känsliga personuppgifter som kan bli föremål för sekretess i syfte att skydda människors integritet.

Kommunicera forskningsdata

Tillgängliggörande och långtidsbevarande av data kan betraktas som forskningsprojektets sista steg. Forskningsmaterial som tillgängliggörs kan bli synligt, sökbart, återanvänt och citerat. Återanvändning av forskningsdata kan bli aktuellt långt efter ett projekts slut, t.ex. för att andra ska kunna kontrollera publicerade resultat eller om det uppstår anklagelse om vetenskaplig oredlighet. Dessutom kan tidigare insamlade data komma att användas för ny forskning, s.k. sekundäranalys, då forskningsdata är en värdefull resurs som vanligtvis kräver mycket tid och pengar att producera.

Data kan tillgängliggöras via ett datarepositorium (som SND), publiceras som supplement till en tidskriftsartikel eller i en data journal. Om data tillgängliggörs i ett datarepositorium blir det långtidslagrat, beskrivet på ett sätt som möjliggör internationell sökbarhet, och försett med ett beständigt och unikt ID (till exempel DOI, Digital Object Identifier) som möjliggör citering av data. När data publiceras och tillgängliggörs på ett standardiserat sätt blir det möjligt för andra att referera till materialet på ett korrekt sätt